GAS ポートフォリオ

【GAS】フォーム回答後スプレッドシートのアドレスにメールを自動送信する

こんにちは!今回はGoogleフォームの回答をトリガーに、メールが自動送信される機能を作成していきます。
 
 
Googleフォームを使えば、プログラミングの知識なく、アンケート形式の回答フォームを超簡単に作成することができます。
お問い合わせフォームプレビュー
  
 
質問と回答の内容は自動的に保存され、さらにデータ分析することができます。
 GAS分析

  
そんなGoogleフォームには、フォーム回答者にメールを通知する機能はありますが、質問者(担当者)へのメール通知機能はありません。
 
 
このままだと、担当者は回答されたことに、すぐ気付くことができません。
 
 
そこで、フォーム回答時に、自動で担当者にメールを通知してくれる機能を、GASで作成したいと思います。
 
 
こうすれば、ユーザを待たせることなく、スムーズなサービスを提供することができます。また、回答内容によって送信先を変更します。
 
 
メールが自動送信されるまでの流れは、以下の通りです。

  • 担当先ごとに、メールアドレスがスプレッドシートに登録されている。
  • ユーザは、フォームの質問で担当先を選択し、送信ボタンをクリックする。
  • スプレッドシートに登録してある担当先のメールアドレスに、メールが自動送信される。

フォームの作成

まずはフォームを作成します。Googleドライブのトップ画面にある「新規」をクリックし、「Googleフォーム」を選択します。そして「空白のフォーム」を選択します。
googleフォーム作成

 

以下のようなフォームを作成します。

お問い合わせフォーム

分かりやすく解説するために、質問は最小限にしています。質問の追加や、問合せ先の選択肢は柔軟に変更してください。
 
 
また、問合せ先の質問形式をラジオボタンで作成していますが、プルダウンでも問題ありません。

メールアドレスをスプレッドシートに設定

フォームの作成はこれで完了です。次に「回答」タブを選択し、スプレッドシートのアイコンをクリックします。

シートアイコンクリック
  
 
「新しいスプレッドシートを作成」にチェックし、「作成」をクリックします。

新しいスプレッドシートを作成

 

新しく作成されたスプレッドシートのIDとURLをメモします。IDはURLのxの部分です。
https://docs.google.com/spreadsheets/d/xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx/edit#gid=0000000000
 
 
次に、スプレッドシートに新しくメールアドレスのテーブルを作成します。複数のメールアドレスに通知したい場合は、カンマ(,)区切りで設定します。
メールアドレステーブル作成

メールアドレスを取得するためのキーを問合せ先にします。キーは、必ずフォームにある問合せ先の選択欄と同じ名称にしてください。
 
 
テーブルの作成が完了したら、「シート名」「問合せ先列番号」「メールアドレス列番号」をメモします。列番号はA列が1番、B列が2番、のようになります。

メール送信プログラム作成

Googleフォーム画面に戻り、送信ボタン横の「」をクリックし、「<> スクリプトエディタ」を選択すると、App Script画面に移動します。スプレッドシートの「ツール」タブ選択でも「<> スクリプトエディタ」がありますが、今回はこちらは使用しません。

スクリプトエディタの作成

 

AppScript画面に移動するので、以下のように、スクリプトを作成します。メモしていたスプレッドシートのID、URL、キーとメールアドレスの列番号は、すべて冒頭で定義しているので、変更してください。

 

これでスクリプトは完成です。MailAppの詳しい使用方法はこちらを参考にしてください!

質問回答時にプログラムが動くようにトリガー設定

最後に、トリガーの追加を行います。画面左の時計アイコンを選択し、「トリガー」をクリックします。そして右下の「トリガーを追加」をクリックします。

フォーム送信トリガー追加

 

実行する関数を選択を「sendEmailApp」、実行するデプロイを選択を「Head」、イベントのソースを選択を「フォームから」、イベントの種類を選択を「フォーム送信時」に設定し、「保存」をクリックします。

フォーム送信トリガー設定画面
 
 
イベントのソースを選択で「フォームから」が存在しない場合は、スプレッドシートの画面からスクリプトエディタを起動した可能性があります。その場合は、「メール送信プログラム作成」を参考にすクリプトエディタを起動してください。
 
 
保存が完了すると、「プロジェクト名がGoogleアカウントへのアクセスをリクエストしています」というアクセス権限の画面が表示されるので、「許可」をクリックします。この手順を踏むと、グーグルアカウントへのアクセスが認められ、メールの送信ができるようになります。

アクセス許可画面

 

 

上の画面が表示されず、「このアプリはGoogleで確認されていません」というエラー画面が表示された場合は、「詳細」をクリックします。そうすると「プロジェクト名(安全ではないページ)に移動」と表示されるので、そのままリンクをクリックすると、アクセス権限の画面が表示されます。

Googleで確認されていませんの画面

完成

以上で完了です。フォームの質問に回答して、送信すボタンをクリックすると、このようなメールが届きました。

GASメール

 

お疲れ様でした!この記事を参考に、フォームの内容やテーブルの構成を色々とアレンジしてみてください!

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