【GAS】フォーム回答後スプレッドシートのアドレスにメールを自動送信する

こんにちは！今回はGoogleフォームの回答をトリガーに、メールが自動送信される機能を作成していきます。
　
　
Googleフォームを使えば、プログラミングの知識なく、アンケート形式の回答フォームを超簡単に作成することができます。
お問い合わせフォームプレビュー
　　
　
質問と回答の内容は自動的に保存され、さらにデータ分析することができます。
　 GAS分析

　　
そんなGoogleフォームには、フォーム回答者にメールを通知する機能はありますが、質問者（担当者）へのメール通知機能はありません。

このままだと、担当者は回答されたことに、すぐ気付くことができません。
　
　
そこで、フォーム回答時に、自動で担当者にメールを通知してくれる機能を、GASで作成したいと思います。
　
　
こうすれば、ユーザを待たせることなく、スムーズなサービスを提供することができます。また、回答内容によって送信先を変更します。
　
　
メールが自動送信されるまでの流れは、以下の通りです。

担当先ごとに、メールアドレスがスプレッドシートに登録されている。
ユーザは、フォームの質問で担当先を選択し、送信ボタンをクリックする。
スプレッドシートに登録してある担当先のメールアドレスに、メールが自動送信される。

1 フォームの作成
2 メールアドレスをスプレッドシートに設定
3 メール送信プログラム作成
4 質問回答時にプログラムが動くようにトリガー設定
5 完成

フォームの作成

まずはフォームを作成します。Googleドライブのトップ画面にある「新規」をクリックし、「Googleフォーム」を選択します。そして「空白のフォーム」を選択します。
googleフォーム作成

以下のようなフォームを作成します。

お問い合わせフォーム

分かりやすく解説するために、質問は最小限にしています。質問の追加や、問合せ先の選択肢は柔軟に変更してください。
　
　
また、問合せ先の質問形式をラジオボタンで作成していますが、プルダウンでも問題ありません。

メールアドレスをスプレッドシートに設定

フォームの作成はこれで完了です。次に「回答」タブを選択し、スプレッドシートのアイコンをクリックします。

シートアイコンクリック
　　
　
「新しいスプレッドシートを作成」にチェックし、「作成」をクリックします。

新しいスプレッドシートを作成

新しく作成されたスプレッドシートのIDとURLをメモします。IDはURLのxの部分です。
https://docs.google.com/spreadsheets/d/xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx/edit#gid=0000000000

次に、スプレッドシートに新しくメールアドレスのテーブルを作成します。複数のメールアドレスに通知したい場合は、カンマ(,)区切りで設定します。
メールアドレステーブル作成

メールアドレスを取得するためのキーを問合せ先にします。キーは、必ずフォームにある問合せ先の選択欄と同じ名称にしてください。
　
　
テーブルの作成が完了したら、「シート名」「問合せ先列番号」「メールアドレス列番号」をメモします。列番号はA列が1番、B列が2番、のようになります。

メール送信プログラム作成

Googleフォーム画面に戻り、送信ボタン横の「︙」をクリックし、「<> スクリプトエディタ」を選択すると、App Script画面に移動します。スプレッドシートの「ツール」タブ選択でも「<> スクリプトエディタ」がありますが、今回はこちらは使用しません。

スクリプトエディタの作成

AppScript画面に移動するので、以下のように、スクリプトを作成します。メモしていたスプレッドシートのID、URL、キーとメールアドレスの列番号は、すべて冒頭で定義しているので、変更してください。

// スプレッドシートID（変更して下さい）
const SPREAD_SHEET_ID = "1234567890abcdefghijklmnopqrstuvwxyzABCDEFGH";
// スプレッドシートURL（変更して下さい）
const SPREAD_SHEET_URL = "https://docs.google.com.spreadsheets/d/1234567890abcdefghijklmnopqrstuvwxyzABCDEFGH/edit#gid=xxxxxxxxx";
// シート名（メールアドレス）
const SHEET_NAME_MAILADDRESS = "MAILADDRESS_TABLE";
// キー列番号（変更して下さい）
const COLUMN_KEY = "1";
// メールアドレス列番号（変更して下さい）
const COLUMN_MAILADDRESS = "2";
// フォーム質問タイトル
const FORM_TITLE_NAME = "氏名";
const FORM_TITLE_TO = "問合せ先";

function sendEmailApp(e) {
  // 件名
  var subject = "フォームの入力がされました。";
  // 本文
  var body = "以下の内容のフォームが入力がされました。"
            +"\n"
            +"詳細はリンクを参照してください。"
            +SPREAD_SHEET_URL
            +"\n\n";

  // フォーム情報取得
  var itemResponses = e.response.getItemResponses();
  for (var i=0; i<itemResponses.length; i++){
    var itemResponse = itemResponses[i];
    // 質問タイトル
    var question = itemResponse.getItem().getTitle();
    // 質問回答
    var answer = itemResponse.getResponse();

    switch(question){
      case FORM_TITLE_NAME:
        body += question + "：" + answer + "\n\n";
        break;
      case FORM_TITLE_TO:
        body += question + "：" + answer + "\n\n";
        // 問合せ先取得
        var reception = answer;
        break;
    }
  }
  // シート取得
  var sheet = SpreadsheetApp.openById(SPREAD_SHEET_ID).getSheetByName(SHEET_NAME_MAILADDRESS);
  // 開始行
  var startRow = 2;
  // メールアドレス検索数
  var searchNum = sheet.getLastRow()-1;
  // 全取得
  var keys = sheet.getRange(startRow, COLUMN_KEY, searchNum).getValues();

  var targetRow = 0;
  for(var i=0; i<searchNum; i++){
    // キーが一致すれば
    if(keys[i] == reception){
      // 対象メールアドレスの行番号を取得
      targetRow = i + 2;
    }
  }

  // メールアドレス取得
  var mailAddress = sheet.getRange(targetRow, COLUMN_MAILADDRESS).getValues().toString();
  // メール送信
  MailApp.sendEmail(mailAddress, subject, body);
}

// スプレッドシートID（変更して下さい）

const SPREAD_SHEET_ID = "1234567890abcdefghijklmnopqrstuvwxyzABCDEFGH";

// スプレッドシートURL（変更して下さい）

const SPREAD_SHEET_URL = "https://docs.google.com.spreadsheets/d/1234567890abcdefghijklmnopqrstuvwxyzABCDEFGH/edit#gid=xxxxxxxxx";

// シート名（メールアドレス）

const SHEET_NAME_MAILADDRESS = "MAILADDRESS_TABLE";

// キー列番号（変更して下さい）

const COLUMN_KEY = "1";

// メールアドレス列番号（変更して下さい）

const COLUMN_MAILADDRESS = "2";

// フォーム質問タイトル

const FORM_TITLE_NAME = "氏名";

const FORM_TITLE_TO = "問合せ先";

function sendEmailApp(e) {

// 件名

var subject = "フォームの入力がされました。";

// 本文

var body = "以下の内容のフォームが入力がされました。"

+"\n"

+"詳細はリンクを参照してください。"

+SPREAD_SHEET_URL

+"\n\n";

// フォーム情報取得

var itemResponses = e.response.getItemResponses();

for (var i=0; i<itemResponses.length; i++){

var itemResponse = itemResponses[i];

// 質問タイトル

var question = itemResponse.getItem().getTitle();

// 質問回答

var answer = itemResponse.getResponse();

switch(question){

case FORM_TITLE_NAME:

body += question + "：" + answer + "\n\n";

break;

case FORM_TITLE_TO:

body += question + "：" + answer + "\n\n";

// 問合せ先取得

var reception = answer;

break;

}

// シート取得

var sheet = SpreadsheetApp.openById(SPREAD_SHEET_ID).getSheetByName(SHEET_NAME_MAILADDRESS);

// 開始行

var startRow = 2;

// メールアドレス検索数

var searchNum = sheet.getLastRow()-1;

// 全取得

var keys = sheet.getRange(startRow, COLUMN_KEY, searchNum).getValues();

var targetRow = 0;

for(var i=0; i<searchNum; i++){

// キーが一致すれば

if(keys[i] == reception){

// 対象メールアドレスの行番号を取得

targetRow = i + 2;

}

// メールアドレス取得

var mailAddress = sheet.getRange(targetRow, COLUMN_MAILADDRESS).getValues().toString();

// メール送信

MailApp.sendEmail(mailAddress, subject, body);

}

これでスクリプトは完成です。MailAppの詳しい使用方法はこちらを参考にしてください！

: 参考【MailAppとGmailApp】GASを使って簡単にメールを送信する方法

GAS（Google Apps Script）とは、Googleが開発したプログラミング言語で、ExcelでいうVBA（マクロ）みたいなものです。そんなGASを使えば、簡単にメールを送信することができます。GASでメール送信を行うには、MailAppもしくはGmailAppクラスを使用します。

続きを見る

質問回答時にプログラムが動くようにトリガー設定

最後に、トリガーの追加を行います。画面左の時計アイコンを選択し、「トリガー」をクリックします。そして右下の「トリガーを追加」をクリックします。

フォーム送信トリガー追加

実行する関数を選択を「sendEmailApp」、実行するデプロイを選択を「Head」、イベントのソースを選択を「フォームから」、イベントの種類を選択を「フォーム送信時」に設定し、「保存」をクリックします。

フォーム送信トリガー設定画面
　
　
イベントのソースを選択で「フォームから」が存在しない場合は、スプレッドシートの画面からスクリプトエディタを起動した可能性があります。その場合は、「メール送信プログラム作成」を参考にすクリプトエディタを起動してください。

保存が完了すると、「プロジェクト名がGoogleアカウントへのアクセスをリクエストしています」というアクセス権限の画面が表示されるので、「許可」をクリックします。この手順を踏むと、グーグルアカウントへのアクセスが認められ、メールの送信ができるようになります。

アクセス許可画面

上の画面が表示されず、「このアプリはGoogleで確認されていません」というエラー画面が表示された場合は、「詳細」をクリックします。そうすると「プロジェクト名（安全ではないページ）に移動」と表示されるので、そのままリンクをクリックすると、アクセス権限の画面が表示されます。

Googleで確認されていませんの画面

完成

以上で完了です。フォームの質問に回答して、送信すボタンをクリックすると、このようなメールが届きました。

GASメール

お疲れ様でした！この記事を参考に、フォームの内容やテーブルの構成を色々とアレンジしてみてください！

: おすすめ【知っとくとお得◎】メール設定で今後困らない知識を5分で理解する

OutlookやiPhoneでメールアカウントを追加したい時、SMTP、POP3、IMAP、SSLなどの言葉が出てきます。数年間意味が分からないまま、無心で設定を行っていました（笑）が、いざ勉強してみると簡単じゃん！！ということで、忘備録もかねて、メールの設定項目と仕組み・流れを簡単に説明していきたいと思います。

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【GAS】フォーム回答後スプレッドシートのアドレスにメールを自動送信する

フォームの作成

メールアドレスをスプレッドシートに設定

メール送信プログラム作成

参考【MailAppとGmailApp】GASを使って簡単にメールを送信する方法

質問回答時にプログラムが動くようにトリガー設定

完成

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